Première rencontre courtier immobilier: les documents

La plupart des vendeurs arrivent à ce rendez-vous les mains vides, en pensant qu’on va surtout parler de prix. Trois semaines plus tard, la mise en marché attend encore un document qu’il aurait fallu commander le premier jour. Voici les pièces à sortir de vos dossiers, où chacune s’obtient, et ce que les organismes publics annoncent comme délai ou comme tarif.

Ce qui se décide à la première rencontre avec un courtier immobilier

Cette rencontre n’est pas une conversation. C’est le moment où se signe le contrat de courtage et où se remplit, avec vous, le formulaire Déclarations du vendeur sur l’immeuble. Le Guide du vendeur de l’OACIQ est explicite: lors de la signature du contrat, ou dans les meilleurs délais suivant celle-ci, vous devez notamment fournir le certificat de localisation décrivant l’état actuel de l’immeuble, votre acte de vente, les factures justifiant l’exécution des travaux, les comptes d’électricité et de gaz, et les comptes de taxes scolaires et municipales.

Chaque pièce appuie une réponse que vous signerez, ou élimine une question que l’acheteur posera de toute façon. Si vous en êtes encore à choisir, les cinq questions à poser avant d’engager un courtier viennent avant cette liste.

Le certificat de localisation: celui qui décide de votre calendrier

C’est le seul document de la liste qui peut réellement retarder une transaction, parce que seul un arpenteur-géomètre peut le produire. Le Guide des pratiques professionnelles de l’OACIQ donne la règle en deux temps. D’abord, le certificat ne comporte pas de date d’expiration, mais il est essentiel qu’il représente l’état actuel de la propriété: la rénovation cadastrale, l’ajout d’un cabanon, des travaux de rénovation sont des changements qui l’affectent. S’il n’est pas à jour, le vendeur doit en fournir un nouveau. Ensuite, si le certificat date de plus de dix ans, le notaire en exigera un nouveau en raison de la prescription de dix ans prévue à l’article 2917 du Code civil du Québec.

Le test à faire ce soir. Sortez le document et regardez trois choses. La date: au-delà de dix ans, la question est réglée. Le plan: s’il ne montre pas la piscine, le cabanon, la terrasse ou l’agrandissement qui existent aujourd’hui, il ne décrit plus l’état actuel. Le numéro de lot: s’il diffère de celui de votre compte de taxes, une rénovation cadastrale est passée par là.

Je ne peux pas vous promettre un délai de production: il dépend du cabinet d’arpentage, de la saison et du terrain. Ce que je peux dire, c’est que le mandat se donne avant la mise en marché, pas après l’acceptation d’une promesse d’achat. C’est aussi une dépense de vente à inscrire au budget, avec la pénalité hypothécaire et les frais de radiation, et c’est le genre de chiffre qu’on établit ensemble sur la page vendeur.

Acte de vente et registre foncier: ce que vos titres révèlent

Votre acte de vente confirme la désignation cadastrale exacte, établit votre prix et votre date d’acquisition, et fait apparaître les servitudes acceptées lors de votre propre achat.

Si vous ne le trouvez plus, le notaire instrumentant en conserve la minute. Autrement, tout se commande au Registre foncier du Québec en ligne. Le sommaire de tarification en vigueur depuis le 1er avril 2026 fixe la consultation d’un document, index des immeubles ou acte, à 1,50 $ par document. Une copie non certifiée coûte 27 $ et une copie certifiée 44 $. Consulter puis imprimer revient donc beaucoup moins cher.

L’index des immeubles. C’est le relevé de tout ce qui a été publié contre votre propriété: hypothèques, servitudes, avis. La ligne directrice de l’OACIQ range le registre foncier et l’index des immeubles parmi les sources de vérification principales pour les titres et les charges. Votre courtier ira les consulter. Une vieille hypothèque jamais radiée se découvre mieux maintenant que trois jours avant la signature.

Comptes de taxes, avis d’évaluation et factures d’énergie

Le compte de taxes municipales et le compte de taxes scolaires figurent dans la liste de l’OACIQ. L’avis d’évaluation les accompagne.

À Laval, le compte de taxes se consulte dans le service en ligne de la Ville, et l’outil Évaluation et taxes par adresse donne l’évaluation foncière et le montant des taxes. À Montréal, le rôle d’évaluation foncière est déposé tous les trois ans et celui en vigueur est le rôle 2026-2027-2028. Détail qui surprend les familles: la Ville précise que seuls deux noms de propriétaires apparaissent sur l’avis d’évaluation, même s’il y en a davantage.

Les factures d’énergie. L’OACIQ demande les comptes d’électricité et de gaz. Un acheteur veut savoir ce que coûte le chauffage, et une réponse approximative ne vaut rien. Dans l’Espace client d’Hydro-Québec, l’outil Portrait de ma consommation présente les données quotidiennes, mensuelles et annuelles et permet de comparer une période à la même période de l’année précédente. Imprimez les douze derniers mois. Si vous chauffez au gaz ou au mazout, ajoutez les factures du fournisseur.

Travaux, permis et garanties: les preuves que le courtier immobilier demandera

Les factures justifiant l’exécution de travaux sont nommées telles quelles dans le Guide du vendeur de l’OACIQ: réfection de la toiture, changement de fenêtres ou autres rénovations. Rassemblez trois familles de pièces. Les factures, avec le nom de l’entrepreneur et sa licence. Les permis municipaux. Les garanties encore en vigueur sur la toiture, la thermopompe, les fenêtres ou le drain, en vérifiant la date et surtout si elles sont transférables au prochain propriétaire.

Les plans et les permis perdus. Ils se demandent à l’arrondissement ou au service d’urbanisme. À Montréal, la démarche, le délai et le tarif varient d’un arrondissement à l’autre, et la Ville les publie. Un arrondissement annonce 15 à 30 jours et des frais de recherche de 77 $; un autre, une semaine avec une recherche gratuite et 3,90 $ de reproduction; un troisième, 60 jours pour le plan d’un bâtiment. Les mêmes pages précisent que certains arrondissements ne peuvent pas fournir le plan d’un bâtiment construit avant 1922, ou avant 1956 ailleurs. Vérifiez la page de votre arrondissement.

Copropriété: déclaration, registre du syndicat et état des charges

En copropriété divise, l’OACIQ précise que la déclaration de copropriété, les états financiers, les procès-verbaux des dernières réunions et les informations sur le fonds de prévoyance sont requis. Rien de cela ne se trouve chez vous: tout appartient au syndicat.

Le Code civil vous donne l’outil pour les obtenir. L’article 1070 énumère ce que le syndicat doit tenir dans le registre de la copropriété: procès-verbaux des assemblées et du conseil, résolutions écrites, règlement de l’immeuble, états financiers, déclaration de copropriété, contrats, plan cadastral, plans et devis, certificats de localisation s’ils sont disponibles, carnet d’entretien et étude du fonds de prévoyance. L’article 1070.1 ajoute que tout copropriétaire a le droit, moyennant des frais raisonnables, d’obtenir copie du contenu du registre.

L’état des charges communes. L’article 1069 prévoit que l’acheteur pressenti peut le demander au syndicat, et que celui-ci doit le lui fournir dans les quinze jours de la demande. C’est le seul délai chiffré de toute cette liste. Demandez-le vous-même dès maintenant. Le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance relèvent d’obligations que résume l’article sur la loi 16.

Une précision utile: le certificat de localisation fourni doit toujours décrire la partie privative, et le syndicat ne conserve les certificats que « s’ils sont disponibles ».

Hypothèque, baux et vos notes pour les Déclarations du vendeur

Le relevé hypothécaire. Demandez à votre prêteur le solde à une date donnée et une estimation écrite de la pénalité de remboursement anticipé. L’OACIQ le dit sans détour dans son Guide du vendeur: dans la majorité des cas vous devrez rembourser votre prêt et faire radier votre hypothèque à vos frais, et le remboursement anticipé peut entraîner une pénalité. Le calcul appartient au prêteur, et la lecture, à votre courtier hypothécaire.

Les baux, si des locataires occupent l’immeuble. Copies des baux en vigueur, avis d’augmentation envoyés, correspondance avec un locataire. Et les relevés 31. Le Guide du relevé 31 de Revenu Québec est clair: le relevé doit être produit par tout propriétaire qui a loué un logement pour lequel un loyer a été payé ou était payable le 31 décembre de l’année visée, et transmis au plus tard le dernier jour de février de l’année suivante. Au-delà de cinq relevés, la transmission par Internet est obligatoire.

Vos propres notes. Écrivez ce que vous savez de la maison: l’année de la toiture, l’infiltration réglée en 2019 et par qui, la fissure rejointoyée, le réservoir de mazout retiré il y a douze ans, le sinistre déclaré à l’assureur. Ces notes deviendront les réponses du formulaire Déclarations du vendeur, dont les seize sections sont détaillées ici. Un « je ne sais pas » documenté vaut mieux qu’une date inventée.

Questions fréquentes

Mon certificat de localisation a onze ans mais rien n’a changé sur le terrain. Dois-je vraiment en payer un nouveau? L’OACIQ répond que le notaire en exigera un nouveau au-delà de dix ans, en raison de la prescription de l’article 2917 du Code civil. Le fait que rien n’ait changé ne lève pas cette exigence. Validez avec le notaire qui instrumentera la vente.

Est-ce que je dois tout apporter dès la première rencontre? Non. L’OACIQ écrit « lors de la signature de votre contrat de courtage, ou dans les meilleurs délais suivant celle-ci ». Apportez ce que vous avez et commandez le jour même ce qui prend du temps: le certificat de localisation et les documents municipaux.

J’ai fait des travaux sans permis. Est-ce que je le dis? Oui, et vous le direz de toute façon par écrit dans les Déclarations du vendeur. Un travail non permis découvert à l’inspection devient un problème de négociation; déclaré au départ, il devient une information que l’acheteur évalue avant de faire son offre.

Je suis liquidateur d’une succession et je n’ai jamais habité l’immeuble. Rassemblez quand même les titres, les comptes de taxes et les factures retrouvées, et ajoutez la déclaration de transmission. Vous répondrez au meilleur de votre connaissance et vous l’indiquerez sur le formulaire.

Pour compléter, lisez la pénalité pour casser une hypothèque et le contrat de courtage vente clause par clause.

Un doute sur votre certificat de localisation? Écrivez-moi et on passe vos documents en revue avant de fixer quoi que ce soit.

Georges Matar

Courtier Immobilier Résidentiel · RE/MAX DU CARTIER INC.

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